AUTOMAZIONE · PRENOTAZIONI · 7 MIN DI LETTURA
Il primo flusso di lavoro dovrebbe essere sufficientemente frequente da apportare valore e sufficientemente chiaro da poter essere monitorato senza presupposti nascosti.
1. Parti da un evento chiaro
Una nuova prenotazione confermata, una modifica delle date o la partenza di un ospite possono attivare il passaggio successivo. Prima di automatizzare, occorre definire quale sistema conferma l’evento e quali dati siano verificati per gli usi successivi.
2. Separa l’automazione dalle decisioni che richiedono valutazione
L'invio di una notifica interna standard o l'apertura di un'attività è solitamente ben limitato. Le decisioni sensibili su eccezioni, pagamenti o reclami dovrebbero avere un posto chiaro per la revisione umana.
3. Misura anche le eccezioni
Oltre al numero di casi elaborati automaticamente, monitora i trasferimenti non riusciti, le correzioni manuali e il tempo necessario alla risoluzione delle eccezioni. In questo modo puoi vedere se il flusso di lavoro riduce davvero l'attrito o lo sposta semplicemente.
Punti di controllo prima del primo flusso di lavoro
Per ogni passaggio, registra i dati in ingresso, il sistema che li fornisce e la persona avvisata se l’elaborazione non riesce. Si riduce così il rischio che una modifica nell’integrazione API lasci una prenotazione senza l’azione operativa necessaria e senza che il team se ne accorga.
Conviene iniziare da un solo flusso, ad esempio una prenotazione confermata, e ampliare l’automazione a modifiche, cancellazioni e comunicazioni dopo il soggiorno solo quando l’elaborazione è stabile. Per i processi che coinvolgono più strumenti, consulta il nostro approccio alla automazione dei processi aziendali; approfondiamo il contesto turistico anche in tecnologia per il turismo.
Domande frequenti
Dovrei prima modificare il PMS o automatizzare il processo esistente?
Innanzitutto, controlla se il sistema esistente dispone di dati affidabili e di una modalità di scambio chiara. L’automazione può costituire un livello separato, ma non deve nascondere la mancanza di proprietà dei dati.
Quali eccezioni devono rimanere visibili al team?
Un trasferimento non riuscito, un duplicato, una modifica che viola le regole o una situazione che coinvolge l’ospite devono confluire in una coda chiaramente identificata per la gestione manuale.
Come sapere se l'automazione porta valore?
Confronta il tempo di lavoro manuale, il numero di correzioni manuali e il tempo di gestione delle eccezioni prima e dopo l'introduzione dello stesso flusso di lavoro.