AUTOMATIZÁLÁS · MŰVELETEK · 9 PERC OLVASÁS
Az automatizálás akkor hoz eredményt, ha megszünteti a várakozást és a kétszeres adatbevitelt, az emberekre pedig a valóban mérlegelést igénylő döntéseket hagyja.
Először a folyamatot térképezze fel, ne az eszközt
Írja le, hogyan halad az információ az első kéréstől a tartózkodás végéig: ki kapja meg, hol írják le, mire vár, és honnan tudja, hogy a lépés befejeződött. Jelölje meg különösen azokat a helyeket, ahol ugyanazokat az adatokat több rendszerben manuálisan beírják, vagy e-mailben és táblázatokban továbbítják.
A folyamat térképe nélkül könnyű egyetlen képernyőt automatizálni, miközben a probléma oka a részlegek között marad. A cél a teljes folyamat rövidítése és a hibalehetőségek csökkentése, nem csupán egy kattintás gyorsítása.
Értékelje a jelölteket négy szempont szerint
Jó jelölt egy gyakran ismétlődő folyamat, amelynek stabil szabályai és strukturált adatai vannak, a késedelem vagy hiba pedig jelentős következményekkel jár. Egy hetente százszor elvégzett, háromperces folyamat jobb első projekt lehet egy havonta egyszer végzett összetett feladatnál.
Adja hozzá a kockázatértékelést is. A belső értesítés automatikus küldése csekély kockázattal jár. Az automatikus visszatérítések vagy az árváltozások minden csatornán szigorúbb ellenőrzéseket, auditokat és gyors leállítási lehetőséget igényelnek.
Olyan folyamatok, amelyek gyakran gyors eredményt adnak
Foglalás és vendégadatok átvitele
Egy meglévő foglalást nem kellene újra kézzel bevinni egy másik rendszerbe. Az integráció továbbíthatja a vendéget, dátumokat, árat, állapotot és foglalási forrást, és csak akkor jelez, ha az adat nem rendelhető hozzá egyértelműen.
Üzenetek érkezés előtt és távozás után
A kommunikációt foglalási események válthatják ki: visszaigazolás, adatkérés, érkezési utasítás, fizetési emlékeztető és távozás utáni üzenet. A sablonoknak érvényesített adatokat kell használniuk, és az ügynöknek látnia kell, hogy mit küldenek.
Üzemeltetési feladatok
A foglalás dátumai és állapota alapján automatikusan létrejöhetnek a takarítási, ellenőrzési, felszerelés-előkészítési vagy vendégérkeztetési feladatok. Így kevesebb múlik a szóbeli egyeztetésen és az egyéni emlékezeten.
A leghasznosabb automatizálás nem rejti el a folyamatot. Világosan mutatja, hogy mi történt, mi vár ránk, és hol van szükség az emberre.
A kivételeket az ideális folyamat előtt tervezze meg
A vendég módosíthatja az időpontot, a csatorna hiányos információkat küldhet, a fizetés késhet, és a külső szolgáltatás nem elérhető. Minden egyes automatizált lépésnél határozza meg, hogy mi történjen, ha a bemenet érvénytelen, vagy a másik fél nem válaszol.
Állapot, újrapróbálkozás, határidő, amely után a feladat megnyílik a személy számára, és ellenőrzési napló szükséges. Ha az automatika látható jel nélkül egyszerűen leáll, a működési kockázat nagyobb, mint egy kézi folyamat esetén.
Mérje meg előtte és utána
A bevezetés előtt rögzítse az esetek számát, az átlagos feldolgozási időt, a javításokat és a várakozást. Élesítés után ugyanazokat a mutatókat kövesse. Néhány kattintás megtakarítása nem ugyanaz, mint két nap várakozás megszüntetése a foglalás és a visszaigazolás között.
Kezdje egy jól határolt adatfolyammal, futtassa azt megfigyeléssel, és gyűjtse össze a kivételeket. Csak a stabilizálás után terjessze ki az automatizálást a kapcsolódó folyamatokra.
Gyakorlati első lépés
Válasszon egy folyamatot, amelyet a csapat jól ismer, rajzolja meg a bemeneteket, döntéseket, rendszereket és kimeneteket, és rendeljen hozzá egy tulajdonost. Ha a szabályokat nem lehet egyértelműen elmagyarázni, akkor a folyamat még nem áll készen az automatizálásra – először szabványosítani kell.